Même si les réseaux sociaux ont pris la plus grande place dans la communication, voir les gens dans la vraie vie a toujours de l’importance (sans blague). Et cela donne en plus l’occasion d’avoir des photos sympathiques pour son compte Instagram. Soirée décalée pour ses client.e.s et sa communauté, team building pour accorder les violons de ses collaborateurs, événement VIP en B2B. Peu importe le flacon, pourvu qu’il y ait l’ivresse de l’exclusivité !

Pourquoi sortir l’argenterie et pour qui ?

Dans la vie d’une entreprise, il y a des moments à réserver à des personnes en particulier. Autrement dit, ne pas les ouvrir au grand public, pas plus qu’aux blogueur.se.s. Cela peut paraître étonnant lorsque l’on souhaite faire parler de soi au maximum.

Or, justement, faire en sorte de créer des moments exclusifs pour sa communauté et ses client.e.s permet d’attirer la curiosité des autres. Sélectionner les meilleurs client.e.s, la communauté la plus active, peut susciter de l’envie. Celle d’en faire partie et de s’investir. Si, en plus, quelques photos apparaissent ici et là sur Instagram, cela ne peut que titiller celles et ceux qui n’y sont pas.

Anticiper les drinks et le souper

En fonction du type de soirée ou d’événement que vous organisez, vous devez dans tous les cas prévoir avec finesse :

  • le date et le lieu (sans faire d’impairs : soit pas en même temps que la soirée de l’année de la com’ ou pendant le pont de l’Ascension).
  • le traiteur (attention à la thématique et au style d’invité.e.s)
  • les animations (idem).

Pour cela, vous pouvez missionner une agence événementielle, en fonction de la taille et du budget de votre soirée. Elle s’occupe ainsi d’engager les bonnes équipes, de choisir un lieu adéquat. Car même si vous louez une salle équipée en son et lumière, cela ne vous donne pas toutes les clés pour l’ambiance que vous recherchez. À l’inverse, vous pouvez louer les services d’un bar ou d’un restaurant qui organisent eux-mêmes des soirées privées.

Promouvoir la soirée

Si la soirée est privée, cela ne veut pas dire qu’il faut la garder secrète, bien au contraire. Pour lui donner de l’importance, passez le message sur les réseaux sociaux auprès de votre communauté. Et pour vos client.e.s, faites les choses en grand avec des cartons d’invitation, en Paper Art. Plus vous donnez de l’importance et du style (notamment d’un point de vue graphique) au décorum en amont, plus vous donnez envie de s’y rendre.

Et n’oubliez pas la partie retours. Car envoyer des invitations, c’est bien, savoir qui vient et qui ne répond pas, c’est encore plus important. En e-mailing, des outils permettent de faire pleuvoir les invitations sur les boîtes des bonnes personnes et de les relancer. Tout comme de savoir qui ouvre le courrier.

Sur les réseaux sociaux, il est même possible de créer des posts qui ne seront vus que par les abonné.e.s concernées, grâce à la zone géographique, le taux d’engagement, ou encore l’âge. Sur Facebook, vous pouvez aussi créer un lien vers une page d’inscription.

Pendant la soirée de l’ambassadeur

Quitte à énerver les absent.e.s, faites-les au moins participer. Pour cela, misez sur le live ! Avec Instagram Story en tête et Facebook, filmez les meilleurs moments de l’événement. Laissez aussi entrevoir toutes les animations. Dans le même temps, vous obtenez les commentaires de vos abonné.e.s, vous répondez à leurs questions. Vous leur donnez ainsi envie de découvrir vos nouveaux produits si bien mis en scène par exemple.

Bien sûr, gardez des images à partager par la suite. Tout en ayant à l’esprit le fait que beaucoup sont périssables en moins de 24 h. Pour les utiliser plus longtemps, missionnez un.e vidéaste qui peut en faire un film corporate, notamment grâce aux témoignages des participant.e.s.

KPI et comptage des cartons de remerciement

Mesurer l’impact de l’événement est le dernier tour de piste avant de se reposer. La première chose à faire est de scruter les réseaux sociaux. Pour cela, donnez un hashtag à votre événement. Analysez aussi les statistiques de vos propres photos et vidéos live sur Instagram.

À plus long terme, il s’agit de comptabiliser la hausse des ventes ou de contrats, suite à votre soirée. Puis dans les semaines et les mois qui suivent. De sorte à pouvoir capitaliser sur de bons résultats ou au contraire, à changer de méthode si les ventes et les partenariats n’ont pas suivi.

L’événement IRL est un formidable moyen de fidéliser votre communauté et vos client.e.s. Et son caractère exclusif et réservé aux meilleur.e.s ne peut que donner envie aux autres de faire partie de ce club (à moitié) fermé…