Vous enchaînez des réunions sans avancer d’un demi-pouce avec votre agence de communication ? Et si le problème venait de vous ? Ou plus exactement d’une organisation qui laisse un peu à désirer, et peut-être même des deux côtés ? Grâce à ces 8 conseils, gagnez en efficacité sur les réunions et constatez au bout du compte qu’elles peuvent accélérer grandement les choses. 

Pourquoi optimiser ses réunions avec ses prestataires ?

Si l’efficacité des réunions est essentielle, celles avec votre agence de communication doivent aussi prendre de la hauteur. Car rares sont les réunions, entre collaborateurs.trices ou avec les prestataires, épargnées d’un Robert ou d’une Margaux absorbé.e.s par leur téléphone respectif, ou d’un Power-Point qui rend narcoleptique toute l’assemblée. 

En optimisant vos réunions avec votre agence, vous éviterez les 2 heures perdues où rien ne se passe, ni se conclut. Ou encore, quand elles deviennent des réunions de brainstorming alors que l’objet de ladite réunion était d’avancer concrètement sur une nouvelle campagne.

Les 8 conseils pour réussir vos réunions avec votre agence de communication

Fixez un cap (comme Magellan)

Avant la réunion, fixez un objectif clair et le résultat attendu de cette réunion à toutes les personnes conviées. Est-ce une réunion « découverte » ? Un brainstorming ? Un bilan ? Une réunion sur un point précis ? Une opération en cours ? Ou pour remettre les pendules à l’heure ?

De cette manière, chacun saura ce qu’il a à faire et apportera les documents nécessaires. 

Désignez le.la maître.sse de cérémonie (comme aux César)

Pour que le cap reste fixe, il faut un capitaine : désignez une personne qui saura gérer les préparatifs et animer la réunion. Cette personne devra donc prévoir l’ordre du jour. Elle enverra un e-mail aux collaborateurs.trices avec les détails du programme et l’objectif prévu. Elle n’oubliera pas non plus de lister les to-do éventuels afin que chacun vienne préparé. 

Soyez sélect … (comme au Fouquet’s)

S’il faut ménager les susceptibilités, il faut aussi savoir créer des cercles restreints en fonction de l’objectif de la réunion. Inutile de convier le responsable clientèle à la réunion de la signature de marque. Plus on est de fous, plus on rit, certes, mais moins on est dans une salle de réunion, plus on avance…

Interdisez les distractions pendant la réunion (comme au collège)

Peut-être qu’un jour, l’addiction aux smartphones sera aussi pourchassée que celle à la nicotine, mais en attendant, tout le monde sort son téléphone partout et dérange les autres. Pour éviter que votre réunion ne ressemble à un cours de technologie de 4ème, interdisez les téléphones, tablettes et les ordinateurs. En dehors bien sûr de celui nécessaire à la projection des documents. 

Donnez un temps de parole pour chaque sujet (comme à l’Assemblée)

Afin que la réunion ne s’étire pas en longueur – vous avez un planning et l’agence de communication a d’autres clients – : soyez ferme sur le temps imparti. Vous pouvez même le préciser dans l’ordre du jour. 

Ne prévoyez pas de valider les projets (pas comme à l’Assemblée)

Les validations doivent être achevées avant la réunion. Si la réunion doit permettre d’avancer sur une prochaine opération de communication, ne passez pas en revue tous les éléments. Les premiers points doivent avoir été validés avant pour permettre d’avancer.

Et enfin … 

Collaborez en ligne avec l’agence 

Prochains objectifs, deadlines de chaque étape : mettez au point un calendrier collaboratif en ligne pour que chacun sache ce qu’il a à faire et à quel moment. Personne ne pourra dire qu’il ne le savait pas !

Faites un ROTI (bien cuit)

Comme cela se pratique en interne, faites un ROTI agile (un Return On Time Invested, soit en bon français, un retour sur le temps investi). Demandez à la fin de la réunion à tous les participants de lever la main et de voter avec le nombre de doigts qu’ils souhaitent, comme autant d’étoiles sur TripAdvisor.  

  • 5 doigts : Excellente (la personne ressort avec un gain de productivité et d’informations)
  • 4 doigts : Bonne (cela valait vraiment le coup de passer 2 heures ici)
  • 3 doigts : Moyenne (ça a apporté des choses, rien de plus)
  • 2 doigts : Bof (ni bonne ni mauvaise, mais cela ne valait pas le coup d’y passer 2 heures)
  • 1 doigt : Médiocre /Inutile (rien à ajouter). 

L’important dans une réunion avec une agence est donc d’avancer sur les points concrets, dans un temps resserré et productif, avec les bonnes personnes. That’s all !